Rechnungseingänge bündeln
Digitale Rechnungen über ein zentrales Postfach erfassen und mit gescannten Papierbelegen zusammenführen.
Digitale Buchhaltungsvorbereitung für Unternehmen
Belege prüfen
statt zusammensuchen.
Die Steuerberatung braucht die Unterlagen. Jetzt beginnt die Suche: Rechnungen aus E-Mails speichern, Papierbelege scannen, Zahlungen zuordnen und alles für die Übergabe zusammenstellen.
Ich helfe dir, diesen Ablauf zu vereinfachen. Damit Belege übersichtlich zusammenlaufen und dein Team mehr Zeit für die Prüfung hat.
Kennenlerntermin buchen30 Minuten · unverbindlich · direkt mit mirJeden Monat dieselbe Sucherei?
Rechnungen erreichen deinen Betrieb auf verschiedenen Wegen. Solange jeder Eingang einzeln bearbeitet wird, entstehen viele kleine Handgriffe:
- Anhänge aus Postfächern herunterladen.
- Papierbelege einscannen und benennen.
- Rechnungen im passenden Ordner ablegen.
- Zahlungen anhand der Kontobewegungen zuordnen.
- Unterlagen für die Steuerberatung zusammenstellen.
Wir betrachten den gesamten Weg vom Rechnungseingang bis zur Übergabe und prüfen, welche Schritte sich sinnvoll verbinden lassen.
Ein durchgängiger Ablauf für deine Belege.
Je nach vorhandenen Systemen können wir diese Bereiche verbessern:
Unterlagen geordnet ablegen
Eine nachvollziehbare Struktur einrichten, damit Belege einheitlich gespeichert und wiedergefunden werden.
Zahlungsinformationen zuordnen
Prüfen, wie Kontobewegungen eingebunden und Zahlungen den jeweiligen Rechnungen zugeordnet werden können.
Übergabe vorbereiten
Belege und benötigte Zusatzinformationen im abgestimmten Format für die Steuerberatung bereitstellen.
Welche Schritte automatisiert werden können, klären wir anhand deiner Software, Zugriffsrechte und der Anforderungen deiner Steuerberatung.
Aus der Praxis
So wurde es in einem bisherigen Projekt umgesetzt.
Postalische Rechnungen werden eingescannt und automatisch abgelegt. Digitale Rechnungen kommen über ein eigenes E-Mail-Postfach hinzu.
Beide Eingangswege werden zusammengeführt. Ein Abgleich mit den Kontobewegungen ordnet Zahlungen zu und markiert die entsprechenden Rechnungen als bezahlt. Am Monatsende werden Belege inklusive Zahlungsdaten automatisiert an die Steuerberatung übermittelt.
Jeder Beleg wird weiterhin manuell geprüft. Die übersichtliche Zusammenstellung macht die Buchhaltungsvorbereitung wesentlich schneller als zuvor.
Anonymisiertes Projektbeispiel. Der passende Ablauf für deinen Betrieb wird individuell abgestimmt.
Zum PraxisbeispielDeine Prüfung bleibt. Der Aufwand drumherum wird kleiner.
Die Automatisierung unterstützt beim Erfassen, Ordnen und Weitergeben der Unterlagen. Zuständigkeiten für die Belegprüfung und den Umgang mit Unklarheiten legen wir gemeinsam fest.
Mein Leistungsbereich ist die technische und organisatorische Vorbereitung. Die fachliche Buchhaltung und steuerliche Beurteilung bleiben bei den dafür zuständigen Personen.
Wir beginnen bei deinem aktuellen Ablauf.
In einer bezahlten Bestandsaufnahme schauen wir uns an, wo Rechnungen eingehen, wie sie verarbeitet werden und welche Unterlagen deine Steuerberatung benötigt.
Du erhältst eine Empfehlung mit sinnvollen Verbesserungen, erwartetem Nutzen und einer Einschätzung des Aufwands. Anschließend entscheidest du, welche Schritte wir umsetzen.
Einrichtung, Tests und Einschulung gehören zum vereinbarten Umsetzungsprojekt. Auch danach unterstütze ich dich bei Fragen und Anpassungen.
So arbeiten wir zusammenHäufige Fragen.
Müssen wir unsere Buchhaltungssoftware wechseln?
Das prüfen wir zunächst anhand der bestehenden Programme. Oft liegt ein Ansatzpunkt bereits in der Erfassung, Ablage oder Übergabe der Belege.
Arbeitest du mit unserer Steuerberatung zusammen?
Nach deiner Abstimmung können wir gemeinsam klären, welche Formate und Übertragungswege benötigt werden. So richten wir den Ablauf auf die tatsächlichen Anforderungen aus.
Ist dafür KI notwendig?
Nicht zwingend. Je nach Aufgabe können vorhandene Softwarefunktionen, feste Regeln oder KI-gestützte Dokumentenerkennung sinnvoll sein.
Funktioniert das anschließend vollständig ohne Kontrolle?
Die manuelle Prüfung bleibt Bestandteil des Ablaufs. Wir vereinbaren, wer Belege und Zuordnungen kontrolliert und wie Unklarheiten behandelt werden.
Betreust du die Lösung auch nach der Einführung?
Ja, nach Bedarf oder mit laufender Vereinbarung. Vor-Ort-Projekte betreue ich in Oberösterreich, ausgehend von Freistadt.