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Einblicke in bisherige Projekte

Was im Alltag
einfacher werden kann.

Buchhaltungsvorbereitung, digitale Ablage und Unternehmenswissen: Diese drei Projekte zeigen, wie ich Büroaufgaben mit digitalen Werkzeugen, Automatisierung und KI verbessert habe.

Alle Beispiele sind anonymisiert. Sie beschreiben tatsächliche Projekte; die passende Lösung für deinen Betrieb entwickeln wir anhand deiner Anforderungen.

01 / Buchhaltungsvorbereitung

Belege prüfen statt zusammensuchen.

Eingangsrechnungen kommen per Post und per E-Mail. Damit daraus eine vollständige Vorbereitung für die Steuerberatung wird, müssen Belege gesammelt, Zahlungen zugeordnet und Unterlagen übermittelt werden.

In diesem Projekt habe ich diese Schritte miteinander verbunden:

Papierrechnungen

Werden eingescannt und automatisch in einer festgelegten Ordnerstruktur abgelegt.

Digitale Rechnungen

Werden über ein eigenes E-Mail-Postfach erfasst und mit den gescannten Belegen zusammengeführt.

Zahlungsabgleich

Die Rechnungen werden mit den Kontobewegungen abgeglichen und bei zugeordneter Zahlung als bezahlt markiert.

Monatliche Übergabe

Die Belege werden inklusive Zahlungsdaten automatisiert an die Steuerberatung übermittelt.

Jeder Beleg wird weiterhin manuell geprüft. Die Automatisierung schafft dafür eine übersichtliche Grundlage und reduziert das Sammeln, Sortieren und Zusammenstellen der Unterlagen.

Das Ergebnis: Die Buchhaltungsvorbereitung geht wesentlich schneller als zuvor. Mehr Zeit bleibt für die Prüfung der Belege.

Anonymisiertes Projektbeispiel aus meiner bisherigen Arbeit.

Buchhaltungsvorbereitung im eigenen Betrieb verbessern

02 / Digitale Ablage & papierloses Büro

Der Drucker hat jetzt weniger zu tun.

Belege, Dokumente, Stundenzettel, Angebote und Rechnungen wurden zuvor ausgedruckt und in Papierordnern abgelegt. Papier war damit ein fester Zwischenschritt in der täglichen Verwaltung.

Im Rahmen dieses Projekts wurde die Ablage vollständig auf eine zentrale digitale Verwaltung umgestellt:

Zentrale Dokumentenablage

Unterlagen werden in einer gemeinsamen Ordnerstruktur auf dem Server abgelegt.

Verwaltung im ERP-System

Ein ERP-System übernimmt die Verwaltung der betrieblichen Unterlagen und Vorgänge.

Unterschriften direkt digital

Beispielsweise werden Stundenlisten am Handy per Fingerunterschrift bestätigt. Ausdrucken und anschließendes Digitalisieren entfallen bei diesem Ablauf.

Das Ergebnis: Die beschriebenen Unterlagen werden ausschließlich digital verwaltet. Das routinemäßige Ausdrucken und Abheften fällt weg.

Anonymisiertes Projektbeispiel aus meiner bisherigen Arbeit.

Mehr zur digitalen Ablage

03 / Wissensdatenbank mit lokalem KI-Assistenten

Gesammeltes Wissen.
Antworten auf Knopfdruck.

Beschreibungen, Schulungsunterlagen und weiteres Unternehmenswissen waren auf verschiedene Ordner sowie analoge und digitale Unterlagen verteilt. Eine gemeinsame Anlaufstelle fehlte.

Die vorhandenen Informationen wurden in einer zentralen Wissensdatenbank zusammengeführt. Ein lokal betriebener KI-Assistent greift darauf zu und beantwortet Fragen zu den hinterlegten Inhalten.

Wissen zentral bündeln

Verteilte Unterlagen werden gemeinsam zugänglich.

Fragen direkt stellen

Mitarbeiter können ihr Anliegen formulieren und erhalten Antworten auf Basis der Wissensdatenbank.

Quellen nachvollziehen

Der Assistent zeigt die verwendeten Quellen an. So können Mitarbeiter die Antwort anhand der Originalunterlagen überprüfen.

Das Ergebnis: Unternehmenswissen lässt sich über Fragen erschließen und anhand der angezeigten Quellen nachlesen. Die Vollständigkeit und Aktualität der Unterlagen bleiben dabei entscheidend.

Anonymisiertes Projektbeispiel aus meiner bisherigen Arbeit.