Zentral ablegen
Wir legen fest, welche Unterlagen wo hingehören und welches System dafür die zentrale Anlaufstelle ist.
Digitale Ablage & papierloses Büro für Unternehmen
Abgelegt ist gut.
Wiedergefunden ist besser.
Angebote im Papierordner, Rechnungen im E-Mail-Postfach, Stundenlisten auf dem Schreibtisch: Wenn Unterlagen an verschiedenen Stellen liegen, wird selbst eine einfache Rückfrage zur Suchaufgabe.
Ich helfe dir, deine Dokumentenablage zu vereinfachen und Papierwege durch passende digitale Abläufe zu ersetzen. Damit dein Team Informationen dort findet, wo es sie braucht.
Kennenlerntermin buchen30 Minuten · unverbindlich · direkt mit mirWo liegt eigentlich die aktuelle Version?
Vielleicht gibt es bereits eine gemeinsame Ablage. Trotzdem hat jeder seine eigene Ordnung, Dateinamen entstehen nach Gefühl und wichtige Unterlagen landen zusätzlich auf einzelnen Rechnern.
- Dokumente werden ausgedruckt, unterschrieben und anschließend wieder eingescannt.
- Dateien liegen mehrfach vor und lassen sich schwer auseinanderhalten.
- Unterlagen müssen mühsam einem Kunden oder Auftrag zugeordnet werden.
- Nur bestimmte Mitarbeiter wissen, wo etwas gespeichert ist.
- Informationen aus dem Außendienst kommen über verschiedene Kanäle im Büro an.
Das Ziel ist eine Ablage, die dein Team versteht und verlässlich nutzen kann.
Eine Struktur, die zu eurem Arbeitsalltag passt.
Einheitlich benennen und zuordnen
Nachvollziehbare Regeln helfen, Dokumente Kunden, Aufträgen oder internen Vorgängen zuzuordnen. Wiederkehrende Schritte lassen sich je nach System automatisieren.
Zugriffe passend einrichten
Wir stimmen ab, wer welche Informationen für seine Arbeit benötigt, und berücksichtigen das bei der Einrichtung.
Dokumente digital weiterverarbeiten
Wir prüfen, wo Angaben, Bestätigungen und Freigaben direkt digital erfasst werden können. So entfallen geeignete Druck- und Scanvorgänge.
Bestehende Systeme einbeziehen
Serverablage, ERP-System oder andere vorhandene Anwendungen bilden den Ausgangspunkt. Die passende Lösung ergibt sich aus euren Anforderungen.
Praxisbeispiel
Der Drucker hat jetzt weniger zu tun.
In einem bisherigen Projekt wurden Belege, Dokumente, Stundenlisten, Angebote und Rechnungen ausgedruckt und in Papierordnern abgelegt.
Seit der Umstellung werden diese Unterlagen zentral über eine Ordnerstruktur auf dem Server und ein ERP-System verwaltet. Unterschriften werden digital erfasst, beispielsweise direkt am Handy bei Stundenlisten.
Das Ergebnis: Das routinemäßige Ausdrucken und Abheften der beschriebenen Unterlagen entfällt.
Anonymisiertes Projektbeispiel aus meiner bisherigen Arbeit.
Zum PraxisbeispielDie Ablage funktioniert, wenn dein Team damit arbeitet.
Eine neue Struktur braucht verständliche Regeln und eine Einführung, die zum Arbeitsalltag passt.
Deshalb beziehen wir die zuständigen Mitarbeiter ein, testen typische Vorgänge und klären gemeinsam:
- Wo werden neue Unterlagen gespeichert?
- Wie werden sie benannt und zugeordnet?
- Wer prüft und bearbeitet sie?
- Wie gehen wir mit bestehenden Dateien und Ausnahmen um?
So entsteht eine Arbeitsweise, die sich im Betrieb weiterführen lässt.
Schrittweise zum papierärmeren Büro.
Bei der bezahlten Bestandsaufnahme betrachten wir eure Dokumentenwege und wählen die aussichtsreichsten Ansatzpunkte aus.
Anschließend setzen wir einen klar abgegrenzten Bereich um – beispielsweise die Ablage von Auftragsunterlagen oder die digitale Erfassung von Stundenlisten. Nach Einrichtung, Tests und Einschulung entscheiden wir über weitere Schritte.
Auch danach unterstütze ich dich bei Anpassungen und der Weiterentwicklung.
Beratung & Umsetzung kennenlernenHäufige Fragen.
Brauchen wir ein neues Dokumentenmanagementsystem?
Das hängt von euren Anforderungen ab. Wir prüfen zuerst, was sich mit den vorhandenen Systemen sinnvoll umsetzen lässt.
Müssen wir sämtliche alten Ordner digitalisieren?
Den Umgang mit bestehenden Unterlagen vereinbaren wir gesondert. Wir können zunächst die laufenden Vorgänge verbessern und den Altbestand nach Bedarf einbeziehen.
Kann unser Außendienst Dokumente unterwegs erfassen?
Das kann Teil der Lösung sein. Wir prüfen dafür Geräte, Zugriffsrechte, Verbindungsmöglichkeiten und die Funktionen eurer Software.
Können danach alle Papierunterlagen weg?
Die Umstellung auf eine digitale Ablage bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche Originale entsorgt werden können. Welche Unterlagen erhalten bleiben müssen, klären wir vorab mit den zuständigen Fachleuten.
Wo kommt KI ins Spiel?
KI kann beispielsweise beim Erkennen, Einordnen oder Erschließen von Dokumenteninhalten unterstützen. Ob das für euch sinnvoll ist, beurteilen wir anhand der konkreten Aufgabe.